1.1 Når du søger en ledig stilling i Forbundshuset, skal du være opmærksom på, vi som dataansvarlig registrerer og indsamler oplysninger om dig. I det følgende beskrives, hvordan vi behandler din ansøgning, og hvilke oplysninger vi indsamler, herunder hvilken praksis vi almindeligvis følger.

1.2 Fordi vi registrerer dine oplysninger elektronisk, har du nogle rettigheder. Dem informerer vi også om nedenfor.

2.1 Når vi modtager din ansøgning, får du en bekræftelse på, at vi har modtaget den. Når vi gennemgår ansøgningerne udvælger vi, hvem vi indkalder til samtale. Dette valg baseres på dine kvalifikationer i forhold til stillingen eller stillingerne.

Indkaldelsen til samtale sker via e-mail eller telefon. 

2.2 For at kunne behandle din ansøgning registrerer vi i forbindelse med modtagelsen af ansøgningen dit navn, telefonnummer, e-mail og din adresse i vores it-system. Desuden behandler vi de oplysninger om dig, som du i øvrigt selv har givet os i forbindelse med din ansøgning.

3.1 I rekrutteringsprocessen gennemfører vi samtaler, hvor fokus er på både dine faglige og personlige kompetencer, jobbets udfordringer samt Forbundshuset som arbejdsplads.

3.2 Vi noterer nogle af de oplysninger, som kommer frem under samtalen/samtalerne. Det er kun de oplysninger, der er relevante, som vi benytter ved vurderingen af, om du skal tilbydes en stilling.  

4.1 Som led i rekrutteringsprocessen vil vi i relevante tilfælde søge yderligere oplysninger om den ansøger eller de ansøgere, som vi skønner, er bedst kvalificeret. Det kan også være, at vi beder dig om selv at sende os nogle flere oplysninger.

4.2 Hvis vi gerne vil søge oplysninger om dig hos din nuværende eller tidlige-re arbejdsgiver via referenceindhentning, spørger vi dig om samtykke hertil først. Konkret bliver du bedt om at underskrive en samtykkeerklæring, som du efterfølgende selv får en kopi af. Hvis ikke du giver samtykke, indhenter vi ikke referenceoplysninger.

5.1 I forbindelse med rekrutteringsprocessen til nogle stillinger benytter vi personprofiltest. Dette kræver dog, at du giver samtykke til det. Konkret bliver du bedt om at give samtykke i forbindelse med besvarelse af testen.

5.2 Testen gennemføres typisk efter vi har gennemført den første samtale med dig. Formål med testen er at belyse dine personlige kompetencer, så vi har et udgangspunkt for en dialog om dine personlige ressourcer, styrker og svagheder.

Testen leveres af en ekstern samarbejdspartner, som behandler oplysninger om dig på vores vegne. Vi videresender dit navn og e-mailadresse. Testrapporten opbevares i max. 6 måneder i leverandørens it-system.

5.3 Testen vil aldrig stå alene, men indgå i det samlede grundlag for udvælgelsen af den rette kandidat til stillingen.

6.1 De ansøgere, der har været til samtale, får svar enten pr. mail eller telefonisk. Når vi har besat stillingen, sender vi et skriftligt afslag til alle de afviste ansøgere.

6.2 Bliver du ansat hos os, vil de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, blive opbevaret på personalesagen i henhold til vores retningslinjer herfor. 

6.3 Hvis du får afslag på din ansøgning, vil vi hurtigst muligt – og som udgangspunkt senest 6 måneder efter, at du har modtaget afslaget – slet-te de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

7.1 Du har efter Databeskyttelsesforordningen mv. nogle rettigheder i for-bindelse med vores behandling af din ansøgning og dine personoplysninger, fordi dette i meget vidt omfang foregår elektronisk.

Du har i den forbindelse ret til at

• få at vide, at vi har samlet oplysninger om dig og gemt dem i vores it-system,
• få at vide, hvilke oplysninger om dig, vi har indsamlet og brugt i vores behandling af din ansøgning,
• se oplysningerne, og
• bede om, at vi retter eller sletter oplysninger mv., hvis du mener de fx er forkerte. 

7.2 Personoplysninger, der indsamles som led i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant, herunder eventuelle kommende ledere, HR-medarbejdere og TR (tillidsrepræsentanter). 

Du kan læse mere om lovgivningen på området og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.